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SAP175Bureautique & IA (encadrement)

Automatiser les tâches administratives d'une agence avec l'IA

Durée

14 h

Jours

1-2 j

Format

Présentiel / distance

Dès

580 €/pers.

Objectifs pédagogiques

Comprendre ce qu'est l'IA générative, ses usages et ses limites dans une agence

Rédiger des consignes (prompts) efficaces pour faire produire des textes par l'IA

Automatiser des tâches administratives : courriers, modèles, tri, synthèses, documents récurrents

Maîtriser les limites, les risques d'erreur et les règles de confidentialité et de RGPD

Mettre en place un usage responsable où l'humain valide toujours le résultat

Objectifs rédigés en termes opérationnels et observables (verbes d'action) afin d'être directement évaluables

Public concerné

Encadrants, chefs d'équipe, assistants

Prérequis

Savoir utiliser un ordinateur, naviguer sur Internet et rédiger un document bureautique simple. Aucune connaissance préalable de l'intelligence artificielle n'est requise. Il est utile de venir avec des exemples de tâches administratives répétitives de son quotidien.

Déroulé de la formation

Séquence d'ouverture

0h30

Accueil, tour de table, recueil des attentes et des tâches administratives chronophages de chacun, présentation des objectifs, du déroulé sur deux jours et des modalités d'évaluation, positionnement initial.

Module 1 — Comprendre l'IA générative et repérer ce qui est automatisable

2h00

Qu'est-ce que l'IA générative (assistants conversationnels). Ce qu'elle sait faire et ne sait pas faire. Démystification, vocabulaire. Cartographier les tâches administratives de l'agence : lesquelles sont répétitives et automatisables, lesquelles ne le sont pas.

Module 2 — Bien dialoguer avec l'IA : l'art du prompt

2h30

Anatomie d'un bon prompt : contexte, rôle, tâche, format, ton, contraintes. Itérer et reformuler. Donner des exemples. Faire reformuler, raccourcir, adapter le ton. Construire une bibliothèque de prompts réutilisables pour l'agence.

Module 3 — Automatiser la rédaction et les modèles de documents

2h30

Rédiger courriers, mails, comptes rendus avec l'IA. Générer des modèles de documents récurrents. Trier et classer des informations. Produire des synthèses de réunions ou de longs textes. Adapter un même contenu à plusieurs destinataires.

Module 4 — Tri, synthèse et traitement des mails et informations

2h00

Synthétiser un mail long, dégager les actions. Aider à trier et prioriser. Préparer des réponses types. Extraire l'essentiel d'un document. Limites : l'IA propose, l'humain décide.

Module 5 — Limites, erreurs, confidentialité et RGPD

2h30

Les limites : erreurs, inventions (hallucinations), informations datées. Vérifier systématiquement. Confidentialité : ne pas transmettre de données personnelles ou sensibles. RGPD dans les services à la personne. Anonymiser. L'humain valide toujours. Charte de bon usage.

Le programme détaillé, adapté au niveau des participants, est remis avant l'entrée en formation.

Moyens pédagogiques

Apports théoriques, démonstrations, mises en situation et études de cas issues du terrain. Supports pédagogiques remis à chaque participant.

Moyens techniques

Salle équipée (présentiel) ou classe virtuelle (distanciel), matériel et consommables professionnels nécessaires aux ateliers pratiques.

Méthodes pédagogiques

Pédagogie active et inductive : alternance d'apports, de pratique guidée et d'analyse de situations professionnelles réelles.

Modalités d'évaluation

Test de positionnement en amont ; évaluation des acquis en continu et en fin de formation (QCM, mises en situation) ; questionnaire de satisfaction.

Modalités de sanction

Attestation de fin de formation et certificat de réalisation remis à l'issue. Émargement par demi-journée.

Modalités et délais d'accès

Inscription après échange sur le besoin et accord de financement ; délai indicatif précisé lors de l'inscription, selon les sessions disponibles.

Accessibilité handicap

Nos formations sont ouvertes aux personnes en situation de handicap. Les besoins d'adaptation sont étudiés au cas par cas avec notre référent handicap : referenthandicap.sapacademie@gmail.com.