Dématérialiser ses process & sa gestion documentaire

Durée

7 h

Jours

1 j

Format

Présentiel / distance

Dès

290 €/pers.

Objectifs pédagogiques

Identifier les documents et process à dématérialiser en priorité dans une structure SAP

Construire un plan de classement et une arborescence de GED cohérente et partagée

Mettre en place la numérisation, l'archivage et le cycle de vie documentaire conforme au RGPD

Utiliser la signature électronique et sécuriser l'accès aux documents

Élaborer une feuille de route de dématérialisation adaptée à sa structure

Objectifs rédigés en termes opérationnels et observables (verbes d'action) afin d'être directement évaluables

Public concerné

Encadrants, chefs d'équipe, assistants

Prérequis

Aucun prérequis technique. Une pratique courante d'un ordinateur, d'une boîte mail et d'un navigateur web suffit. Les participants sont invités à venir avec des exemples de documents de leur structure.

Déroulé de la formation

Séquence d'ouverture

0h30

Accueil, tour de table, recueil des attentes et des pratiques documentaires actuelles, présentation des objectifs, du déroulé et des modalités d'évaluation.

Module 1 — Diagnostic du patrimoine documentaire SAP

1h30

Typologies de documents en SAP (RH, usagers, qualité, comptable). Cartographie des process documentaires. Coûts cachés du papier. Identification des priorités de dématérialisation et du retour sur investissement.

Module 2 — Plan de classement et arborescence GED

1h30

Principes d'un plan de classement. Logiques métier vs logique chronologique. Règles de nommage normalisées. Conception d'une arborescence partagée. Métadonnées et indexation pour la recherche.

Module 3 — Numérisation, archivage et RGPD

2h00

Chaîne de numérisation et valeur probante. Cycle de vie documentaire. Durées légales de conservation. Archivage et purge. Obligations RGPD sur les données usagers et salariés. Registre des traitements et sécurité.

Module 4 — Signature électronique et conduite du changement

1h00

Niveaux de signature électronique (simple, avancée, qualifiée) et valeur juridique. Outils. Sécurisation des accès et habilitations. Accompagnement des équipes et feuille de route de déploiement.

Le programme détaillé, adapté au niveau des participants, est remis avant l'entrée en formation.

Moyens pédagogiques

Apports théoriques, démonstrations, mises en situation et études de cas issues du terrain. Supports pédagogiques remis à chaque participant.

Moyens techniques

Salle équipée (présentiel) ou classe virtuelle (distanciel), matériel et consommables professionnels nécessaires aux ateliers pratiques.

Méthodes pédagogiques

Pédagogie active et inductive : alternance d'apports, de pratique guidée et d'analyse de situations professionnelles réelles.

Modalités d'évaluation

Test de positionnement en amont ; évaluation des acquis en continu et en fin de formation (QCM, mises en situation) ; questionnaire de satisfaction.

Modalités de sanction

Attestation de fin de formation et certificat de réalisation remis à l'issue. Émargement par demi-journée.

Modalités et délais d'accès

Inscription après échange sur le besoin et accord de financement ; délai indicatif précisé lors de l'inscription, selon les sessions disponibles.

Accessibilité handicap

Nos formations sont ouvertes aux personnes en situation de handicap. Les besoins d'adaptation sont étudiés au cas par cas avec notre référent handicap : referenthandicap.sapacademie@gmail.com.