Outlook, agenda & gestion des mails

Durée

7 h

Jours

1 j

Format

Présentiel / distance

Dès

290 €/pers.

Objectifs pédagogiques

Organiser et personnaliser l'environnement Outlook pour gagner en efficacité au quotidien

Rédiger, envoyer, classer et retrouver ses messages selon les règles d'une communication professionnelle

Mettre en place des règles de tri, des dossiers et des catégories pour maîtriser une boîte de réception

Gérer un agenda partagé, planifier des réunions et organiser ses contacts en équipe

Objectifs rédigés en termes opérationnels et observables (verbes d'action) afin d'être directement évaluables

Public concerné

Encadrants, chefs d'équipe, assistants

Prérequis

Savoir utiliser un ordinateur (clavier, souris, navigation de base). Disposer d'une adresse de messagerie. Aucune connaissance préalable d'Outlook n'est exigée.

Déroulé de la formation

Séquence d'ouverture

0h30

Accueil, tour de table, recueil des usages actuels d'Outlook et des difficultés rencontrées, présentation des objectifs, du programme et des modalités d'évaluation, positionnement initial.

Module 1 — Prise en main et personnalisation d'Outlook

1h30

Découverte de l'interface : ruban, volets, dossiers, recherche. Réglages essentiels : signature, accusés, volet de lecture, affichage. Navigation entre Courrier, Calendrier, Contacts et Tâches. Bonnes pratiques de prise en main.

Module 2 — Rédiger et gérer ses messages

1h30

Rédaction professionnelle : objet clair, destinataires À/Cc/Cci, pièces jointes, réponse et transfert. Marquer comme non lu, indicateur de suivi, importance. Recherche et tri des messages. Confidentialité des données des bénéficiaires dans les échanges.

Module 3 — Organiser sa boîte avec dossiers, catégories et règles

1h30

Création de dossiers et de sous-dossiers. Catégories de couleur. Règles de tri automatique (déplacer, classer, signaler). Archivage et nettoyage. Méthode de traitement de la boîte de réception (Inbox Zero adaptée).

Module 4 — Agenda partagé, réunions et contacts

1h30

Créer et gérer des rendez-vous et des événements récurrents. Partage d'agenda et droits d'accès. Planifier une réunion, inviter, gérer les disponibilités et les réponses. Carnet d'adresses, contacts et listes de distribution.

Le programme détaillé, adapté au niveau des participants, est remis avant l'entrée en formation.

Moyens pédagogiques

Apports théoriques, démonstrations, mises en situation et études de cas issues du terrain. Supports pédagogiques remis à chaque participant.

Moyens techniques

Salle équipée (présentiel) ou classe virtuelle (distanciel), matériel et consommables professionnels nécessaires aux ateliers pratiques.

Méthodes pédagogiques

Pédagogie active et inductive : alternance d'apports, de pratique guidée et d'analyse de situations professionnelles réelles.

Modalités d'évaluation

Test de positionnement en amont ; évaluation des acquis en continu et en fin de formation (QCM, mises en situation) ; questionnaire de satisfaction.

Modalités de sanction

Attestation de fin de formation et certificat de réalisation remis à l'issue. Émargement par demi-journée.

Modalités et délais d'accès

Inscription après échange sur le besoin et accord de financement ; délai indicatif précisé lors de l'inscription, selon les sessions disponibles.

Accessibilité handicap

Nos formations sont ouvertes aux personnes en situation de handicap. Les besoins d'adaptation sont étudiés au cas par cas avec notre référent handicap : referenthandicap.sapacademie@gmail.com.